ลองนึกภาพว่าคุณสามารถเห็นทุกกิจกรรมในขั้นตอนการทำงานของคุณได้อย่างชัดเจนในคราวเดียว มันเหมือนกับแผนที่นำทางที่ชี้ทางให้คุณตั้งแต่ก้าวแรกจนถึงก้าวสุดท้าย พร้อมทั้งชี้ให้เห็นเส้นทางอ้อมและปัญหาการจราจรติดขัด
ในตลาดที่มีการแข่งขันสูงและมีการใช้เทคโนโลยีดิจิทัลอย่างแพร่หลายในปัจจุบัน การทำแผนผังกระบวนการทำงาน เป็นเครื่องมือที่ช่วยให้คุณเปลี่ยนความไม่แน่นอนให้เป็นข้อมูลที่เป็นรูปธรรมได้ ด้วยแผนผังที่ชัดเจน คุณสามารถระบุจุดคอขวด ลดระยะเวลาดำเนินการ และปรับปรุงคุณภาพของผลลัพธ์ได้

ในคู่มือนี้ คุณจะได้พบกับ:

• เหตุใดการทำแผนที่จึงมีความสำคัญต่อ SMEs และวิธีการบูรณาการเข้ากับการเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัล

• เครื่องมือและวิธีการ (BPMN และผังงาน) สำหรับการสร้างแบบจำลองกระบวนการที่มีประสิทธิภาพ

• ตัวชี้วัดประสิทธิภาพหลัก (KPIs) สำหรับการวัดผลการปฏิบัติงานและการเพิ่มประสิทธิภาพการใช้ทรัพยากร

• กรณีศึกษาจากโลกแห่งความเป็นจริงของวิสาหกิจขนาดกลางและขนาดย่อม (SME) และหน่วยงานภาครัฐของอิตาลี พร้อมข้อมูลและผลลัพธ์ที่เป็นรูปธรรม

• วิธีการใช้ประโยชน์จากการวิเคราะห์เชิงทำนายและการตรวจสอบแบบเรียลไทม์ด้วย Electe แพลตฟอร์มวิเคราะห์ข้อมูลที่ขับเคลื่อนด้วย AI สำหรับธุรกิจขนาดกลางและขนาดย่อม

พร้อมที่จะทำให้ทุกกิจกรรมมีประสิทธิภาพและโปร่งใสมากขึ้นแล้วหรือยัง? เริ่มวางแผนการทำแผนผังกระบวนการทำงานของคุณได้เลย

ความท้าทายของกระบวนการที่ซับซ้อนในวิสาหกิจขนาดกลางและขนาดย่อม

หากคุณดำเนินธุรกิจขนาดกลางและขนาดย่อม คุณอาจยังคงพึ่งพาความจำของผู้จัดการเพียงคนเดียวเกี่ยวกับคำสั่งซื้อและสินค้าคงคลัง หากไม่มีการกำหนดขั้นตอนการทำงานที่เป็นระบบ เหตุการณ์ที่ไม่คาดฝันทุกอย่างจะกลายเป็นต้นทุนที่ซ่อนเร้น:

• บริษัทผู้ผลิตแห่งหนึ่งสูญเสียสัญญา มูลค่า 50,000 ยูโร เนื่องจากขั้นตอนการผลิตไม่ได้มีการบันทึกไว้เป็นเอกสาร  

• ร้านค้าออนไลน์แห่งหนึ่งเพิ่งค้นพบคำสั่งซื้อซ้ำซ้อนหลังจากจัดส่งสินค้าแล้ว  

• ฝ่ายบริหารแห่งหนึ่งทำให้การรายงานประจำเดือนล่าช้าไปห้าวัน

หลังจากวาดแผนที่อย่างชัดเจนแล้ว บริษัทดังกล่าวได้ทำการวัด:

• ระยะเวลานำส่งลดลง 25%

• ลดข้อผิดพลาดในการผลิตลง 40%

• ประหยัดค่าใช้จ่ายในการดำเนินงานได้ 20,000 ยูโร ต่อปี  

• ผลตอบแทนจากการลงทุน (ROI) โดยประมาณอยู่ที่ 150%

ผลลัพธ์ที่ได้คือ ลูกค้ามีความสุขมากขึ้น และการฝึกอบรมพนักงานใหม่รวดเร็วยิ่งขึ้น โดยลดระยะเวลาการฝึกอบรมลง 60%

กรณีศึกษาเบื้องต้น

เมื่อผู้ผลิตในท้องถิ่นรายหนึ่งใช้เวลาสามเดือนในการทำแผนผังกระบวนการประกอบด้วยตนเอง พวกเขาก็ได้ค้นพบว่า:

“การมองเห็นภาพรวมของปริมาณน้ำไหลทำให้เราสามารถลดเวลาลงได้ 30%”
ส่งผลให้ต้นทุนการดำเนินงานลดลง 20,000 ยูโรต่อปี

วัตถุประสงค์ของคู่มือ

ในเอกสารนี้ ฉันจะแนะนำคุณทีละขั้นตอน โดยเริ่มจาก:

• การวิเคราะห์เครื่องมือที่มีประสิทธิภาพที่สุด  

• การกำหนดตัวชี้วัดประสิทธิภาพ (KPI) เพื่อวัดระยะเวลาดำเนินการและความซ้ำซ้อน  

• กรณีศึกษาจริงของวิสาหกิจขนาดกลางและขนาดย่อมในอิตาลี  

• เคล็ดลับเพื่อการพัฒนาอย่างต่อเนื่อง

เมื่อจบคอร์สนี้ คุณจะรู้วิธีคำนวณ ROI ตรวจสอบให้แน่ใจว่าสอดคล้องกับกฎระเบียบ และเปลี่ยนการทำแผนที่ให้เป็นตัวขับเคลื่อนการเติบโต

แนวคิดหลักของการทำแผนที่กระบวนการ

ลองนึกภาพวงออร์เคสตรา: นักดนตรีทุกคนเล่นตามโน้ตเพลงเดียวกันและรู้ว่าเมื่อไหร่ควรขึ้นเวที นี่คือวิธีการทำงานของ กระบวนการทางธุรกิจ : กิจกรรมที่ประสานงานกันเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่กำหนดไว้ การกำหนดขอบเขตของกระบวนการให้ชัดเจนจะช่วยหลีกเลี่ยง "ความผิดพลาด": การทำงานซ้ำซ้อน ขั้นตอนที่ขาดหายไป หรือการสื่อสารที่ผิดพลาด

ในทางกลับกัน แผนผังกระบวนการทำงานจะแสดงรายการงานโดยไม่ระบุว่าใครทำอะไรและทำไม การระบุถึงกระบวนการที่แท้จริงหมายถึงการเน้นย้ำถึงปฏิสัมพันธ์ระหว่างแผนกและความรับผิดชอบร่วมกัน การกระจายบทบาทที่ดีขึ้น และการปรับปรุงความร่วมมือภายในองค์กรให้มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น

ความแตกต่างระหว่างกระบวนการและการไหล

ใน กระบวนการทำงาน ความสัมพันธ์ระหว่างหน้าที่และจุดตัดสินใจมีความสำคัญ ในทางกลับกัน ผังงาน แสดงลำดับการดำเนินการเท่านั้น

"กระแสความคิดที่ปราศจากกระบวนการก็เหมือนกับโน้ตเพลงที่ปราศจากนักดนตรี มันขาดบริบทที่จะนำมาบรรเลง"

• แผนผังโดยรวม : ภาพรวมขั้นตอนหลัก  

• แผนที่ขนาดเล็ก : รายละเอียดของงานแต่ละอย่าง

หาจุดสมดุลที่เหมาะสมโดยปรับระดับรายละเอียดให้สอดคล้องกับเป้าหมายของคุณ

สัญลักษณ์การสร้างแบบจำลองที่ใช้บ่อยที่สุด

BPMN และ ผังงาน ช่วยกำหนดมาตรฐานการแสดงผลข้อมูล:

• วงกลม: เหตุการณ์เริ่มต้นและเหตุการณ์สุดท้าย  

• สี่เหลี่ยมผืนผ้า: กิจกรรมและกระบวนการย่อย  

• เพชร: การตัดสินใจและประตูสู่โอกาส  

• ช่องทางรับผิดชอบ: ฝ่ายต่างๆ ที่รับผิดชอบ  

• การไหลของข้อความ: การโต้ตอบระหว่างกระบวนการหรือระบบต่างๆ

พิจารณาบริบทในอิตาลี

แผนงานสามปีด้านไอซีทีของ AgID ปี 2024-2026 เรียกร้องให้มีการจัดทำแผนที่ดิจิทัลของกระบวนการบริหารราชการแผ่นดินในพื้นที่ที่ใช้เทคโนโลยีสารสนเทศอย่างเข้มข้น ร้อยละ 65 วัตถุประสงค์:

• กำหนดมาตรฐานแบบจำลองกระบวนการ  

• จัดทำรายงานเป็นระยะ  

• สร้างความโปร่งใสและตรวจสอบได้

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม โปรดเยี่ยมชมหน้า การจัดการกระบวนการทางธุรกิจ ของเรา

ข้อดีและข้อเสียของการทำแผนที่โดยใช้ระบบเมตริก

การทำแผนผังกระบวนการทำงานเปรียบเสมือนการเอกซเรย์: มันเผยให้เห็นถึงความไม่มีประสิทธิภาพและให้มุมมองที่ชัดเจนเกี่ยวกับเวลาและทรัพยากร ด้วยมาตรการที่ทันท่วงที คุณสามารถเข้าไปแทรกแซงก่อนที่ปัญหาคอขวดจะลุกลามใหญ่โต

ตัวชี้วัดประสิทธิภาพหลักที่ต้องติดตาม

• เวลาของรอบการทำงาน : ระยะเวลาเฉลี่ยในการดำเนินการให้แล้วเสร็จ  

• อัตราความซ้ำซ้อน : เปอร์เซ็นต์ของงานที่ซ้ำกัน  

• เปอร์เซ็นต์ของกระบวนการที่เป็นระบบดิจิทัล : ส่วนแบ่งของการไหลเวียนของข้อมูลดิจิทัล

เทศบาลแห่งหนึ่งในแคว้นลิกูเรียลดระยะเวลาการดำเนินการด้านการบริหารลงได้ 40% จากรายงานแผนที่เทศบาลดิจิทัล พบว่า 75% ของเทศบาลต่างๆ ปรับปรุงประสิทธิภาพการบริหารงาน โดยลดระยะเวลาการดำเนินการลงโดยเฉลี่ย 40% เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับผลลัพธ์ได้ที่นี่

ข้อผิดพลาดทั่วไปที่ควรหลีกเลี่ยง

• รายละเอียดเพิ่มเติม  

• การไม่ตรวจสอบกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย  

• ไม่มีการตรวจสอบเป็นระยะ

กลยุทธ์การป้องกัน

• จำกัดขั้นตอนที่จำเป็น  

• จัดประชุมทบทวนร่วมกับผู้ใช้งานหลัก  

• กำหนดตารางการตรวจสอบรายไตรมาส

การทำแผนที่ช่วยเปลี่ยนแปลงการจัดการภายในองค์กรโดยการเพิ่มประสิทธิภาพด้านเวลาและการสื่อสาร

ตัวชี้วัดก่อนและหลัง: ระยะเวลาดำเนินการ: 8 วัน, 5 วัน, อัตราความซ้ำซ้อน: 15%, 4%, กระบวนการดิจิทัล: 40%, 80%

การเชื่อมต่อกับระบบข่าวกรองธุรกิจ

การผสานการทำแผนที่เข้ากับโซลูชันด้านธุรกิจอัจฉริยะหมายถึงการเปลี่ยนจากการมองย้อนหลังไปสู่การมองแบบเรียลไทม์ แพลตฟอร์มเฉพาะทางจะทำการรวบรวมข้อมูล วิเคราะห์ และรายงานโดยอัตโนมัติ

Electe นี่คือแพลตฟอร์มวิเคราะห์ข้อมูลที่รองรับการทำแผนที่ขั้นสูง ด้วยการวิเคราะห์เชิงทำนาย คุณสามารถระบุปัญหาคอขวดได้ก่อนที่จะเกิดขึ้น อ่านบทความฉบับเต็ม เพื่อค้นพบประโยชน์ต่างๆ ได้ที่นี่

ขั้นตอนในการจัดทำแผนผังกระบวนการ

การทำแผนผังกระบวนการ จะช่วยนำทางคุณตั้งแต่การเลือกขอบเขตไปจนถึงการอัปเดตอย่างต่อเนื่อง ลดกิจกรรมที่ไม่จำเป็น และมุ่งเน้นพลังงานไปที่สิ่งที่สำคัญ

• กำหนด ขอบเขตและเป้าหมาย  

• รวบรวม ข้อมูลผ่านการสัมภาษณ์และการจัดประชุมเชิงปฏิบัติการ  

• การจำลอง การไหลโดยใช้ BPMN  

• ตรวจสอบ และปรับปรุงเอกสารให้เป็นปัจจุบัน

การระบุขอบเขต

• สร้างภาพรวม  

• เน้นย้ำประเด็นสำคัญ  

• ควรดึงผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเข้ามามีส่วนร่วมตั้งแต่เนิ่นๆ

การเก็บรวบรวมข้อมูลภาคสนาม

1. บันทึกระยะเวลาเฉลี่ยของแต่ละกิจกรรม  

2. บันทึกทรัพยากรและเครื่องมือที่ใช้  

3. รายงานปัญหาวิกฤตที่เกิดขึ้นซ้ำๆ

การสร้างแบบจำลองกราฟิกด้วย BPMN

• วงกลม: จุดเริ่มต้นและจุดสิ้นสุด  

• รูปสี่เหลี่ยมผืนผ้า: ขั้นตอนกลาง  

• เพชร: ทางแยกและการตัดสินใจ

แผนภาพ BPMN ที่สร้างขึ้นอย่างดีเปรียบเสมือนผู้ชี้นำทาง: มันจะนำทางคุณโดยไม่เหลือช่องว่างให้เกิดความสงสัยใดๆ

เครื่องมือที่แนะนำ

• Camunda : การจำลองและการทำงานอัตโนมัติแบบบูรณาการ  

• Draw.io : ฟรี ใช้งานร่วมกับ Google Drive ได้  

• Lucidchart : การแก้ไขแบบเรียลไทม์และการควบคุมเวอร์ชัน  

• Microsoft Visio : สามารถใช้งานร่วมกับโปรแกรม Office และมาตรฐาน ISO ได้

การตรวจสอบความถูกต้องและการอัปเดตอย่างต่อเนื่อง

1. ส่งร่างเอกสารให้ทีมและผู้จัดการทีม  

2. รวบรวมข้อเสนอแนะและนำไปปรับปรุง  

3. กำหนดการตรวจสอบทุก สามเดือน

หากไม่มีการบำรุงรักษาอย่างสม่ำเสมอ แผนที่ก็จะกลายเป็นเอกสารที่ล้าสมัย

ตัวอย่างการใช้งานจริงของการทำแผนผังกระบวนการ

กรณีศึกษา มหาวิทยาลัยเฟอร์รารา

มหาวิทยาลัยเฟอร์ราราได้สังเกตการณ์กระบวนการโลจิสติกส์ของมหาวิทยาลัยในแคว้นเอมิเลีย-โรมาญญา หลังจากจัดการประชุมเชิงปฏิบัติการแบบสหวิทยาการและการสร้างแบบจำลอง BPMN แล้ว:

• ประสิทธิภาพดีขึ้น 35%

• เวลาลดลง 50%

• ข้อผิดพลาดลดลง 60%
  อ่านรายงานฉบับเต็มเกี่ยวกับกระบวนการโลจิสติกส์

นักวิจัยอธิบายว่า "การทำแผนที่ได้เปลี่ยนระบบที่กระจัดกระจายให้กลายเป็นกระแสที่ต่อเนื่องและวัดผลได้"

ผลลัพธ์ในเทศบาลขนาดกลาง

เทศบาลแห่งหนึ่งทางภาคเหนือได้นำการทำแผนที่มาประยุกต์ใช้ในสำนักงานสรรพากร:

• ระยะเวลาดำเนินการลดลง 40%

• จำนวนข้อร้องเรียนลดลง 30%

“แผนที่ที่มีชีวิตจะกลายเป็นเครื่องมือในการทำงานร่วมกันที่พัฒนาไปพร้อมกับองค์กร”

ตัวอย่างของบริษัทผู้ผลิต

บริษัทแห่งหนึ่งในเมืองตูรินได้แปลงคำแนะนำให้เป็นรูปแบบดิจิทัลและสร้างแผนภาพ BPMN ที่ละเอียด:

• เวลาในการประกอบลดลง 25%  

• ของเสีย – 45%  

• การปฐมนิเทศพนักงานใหม่ – 50%

“ความชัดเจนในกระบวนการทำงานช่วยให้สามารถกำหนดมาตรฐานกิจกรรมและเร่งการเรียนรู้ได้”

กับ Electe คุณสามารถนำเข้าข้อมูลกระบวนการโดยอัตโนมัติ สร้างรายงานได้ด้วยการคลิกเพียงครั้งเดียว และรับการแจ้งเตือนเกี่ยวกับ KPI ที่กำหนดไว้ เรียนรู้วิธีการทำให้การแมปข้อมูลเป็นเรื่องง่ายขึ้นด้วยการสาธิตฟรี Electe -

การวิเคราะห์อัตโนมัติด้วย Electe

Electe นำเข้าข้อมูลจากระบบ ERP, CRM และแหล่งข้อมูลอื่นๆ โดยไม่ต้องเขียนโค้ดแม้แต่บรรทัดเดียว ช่วยลดข้อผิดพลาดและการทำงานซ้ำซ้อน

ฟังก์ชันการนำเข้าอัตโนมัติ

• การเชื่อมต่อข้ามแพลตฟอร์มพร้อมการซิงค์ข้อมูลเบื้องหลัง  

• นำเข้าทันทีผ่าน API มาตรฐาน  

• การอัปโหลดอย่างต่อเนื่องพร้อมบันทึกรายละเอียด

การวิเคราะห์เชิงทำนาย

Electe ระบบนี้ใช้โมเดลการเรียนรู้ของเครื่องจักรเพื่อระบุปัญหาคอขวดก่อนที่จะส่งผลกระทบต่อกระบวนการ ลดเวลาที่ใช้ในการตรวจสอบด้วยตนเองได้มากถึง 70%

“ด้วยการวิเคราะห์เชิงคาดการณ์ ทำให้สามารถตรวจพบปัญหาคอขวดได้เร็วกว่าเดิม”

ระบบตรวจสอบและแดชบอร์ดที่ปรับแต่งได้

เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการวิเคราะห์เชิงทำนาย Electe เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการวิเคราะห์เชิงทำนายใน Electe

การตรวจสอบอย่างต่อเนื่องช่วยให้คุณสามารถวัดผลตอบแทนจากการลงทุน (ROI) ได้แบบเรียลไทม์ ขอรับการสาธิตฟรีได้เลยตอนนี้ และเปลี่ยนการทำแผนผังกระบวนการให้เป็นข้อได้เปรียบในการแข่งขันอย่างแท้จริง

คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับการทำแผนผังกระบวนการ

การเขียนร่างแรกใช้เวลานานแค่ไหน?
โดยทั่วไปจะ ใช้เวลา 2-3 สัปดาห์ ระหว่างการอบรมเชิงปฏิบัติการ การเก็บรวบรวมข้อมูล และการจัดทำแผนผังกระบวนการแบบง่าย

ควรใช้เครื่องมืออะไรบ้างในการสร้างแบบจำลองกระบวนการ?

• BPMN ด้วย Draw.io หรือ Lucidchart  

• ผังงานใน Microsoft Visio หรือ Google Drawings  

• Camunda สำหรับการจำลองแบบไดนามิก

ต้องใช้ทักษะอะไรบ้าง และจะฝึกอบรมทีมอย่างไร?

1. การอบรมเชิงปฏิบัติการ BPMN แบบเข้มข้นหนึ่งวัน  

2. การฝึกปฏิบัติจริงพร้อมกรณีศึกษาจริง  

3. คู่มือทีละขั้นตอนและรายการตรวจสอบการใช้งาน

จะผสานการทำแผนที่เข้ากับโซลูชัน AI เช่น Electe ได้อย่างไร?
ด้วยตัวเชื่อมต่อ API แผนภาพของคุณจะไหลเข้าสู่สภาพแวดล้อม AI โดยอัตโนมัติ ทำให้เกิดรายงานโดยละเอียดและการวิเคราะห์เชิงคาดการณ์

การใช้ระบบอัตโนมัติผ่าน Electe สามารถลดเวลาที่ใช้ในการวิเคราะห์ด้วยตนเองได้ถึง 70%

ประเด็นสำคัญ

• กำหนดขอบเขตและเป้าหมายก่อนเริ่มต้น  

• เพื่อความชัดเจน ให้ใช้สัญลักษณ์มาตรฐาน (BPMN/ผังงาน)  

• ตรวจสอบความถูกต้องของแผนที่ร่วมกับทีมของคุณและอัปเดตเป็นประจำ  

• ติดตามตัวชี้วัดประสิทธิภาพหลัก (KPI) ได้แก่ ระยะเวลาดำเนินการ ความซ้ำซ้อน และการเปลี่ยนผ่านสู่ระบบดิจิทัล  

• ใช้ประโยชน์จากการวิเคราะห์เชิงคาดการณ์และการตรวจสอบแบบเรียลไทม์ของ Electe -

บทสรุป

โดยสรุปแล้ว การทำแผนผังกระบวนการ เป็นกุญแจสำคัญในการทำให้ทุกการดำเนินงานมีประสิทธิภาพและโปร่งใสมากขึ้น ด้วยการกำหนดขอบเขต การใช้สัญลักษณ์มาตรฐาน และการตรวจสอบแผนผังอย่างสม่ำเสมอ คุณสามารถลดระยะเวลาการทำงานและส่วนที่ซ้ำซ้อน ปรับปรุงคุณภาพภายใน และประสบการณ์ของลูกค้าได้ ปัจจุบัน ด้วยแพลตฟอร์มวิเคราะห์ข้อมูลที่ขับเคลื่อนด้วย AI เช่น Electe คุณสามารถทำให้การเก็บรวบรวมข้อมูลเป็นไปโดยอัตโนมัติ เปิดใช้งานการวิเคราะห์เชิงคาดการณ์ และตรวจสอบ KPI แบบเรียลไทม์ด้วยแดชบอร์ดที่ปรับแต่งได้ อย่าพลาดโอกาสในการเปลี่ยนกระบวนการของคุณให้เป็นข้อได้เปรียบในการแข่งขัน ขอทดลองใช้งานฟรีได้เลยตอนนี้ Electe และค้นพบวิธีทำให้การจัดทำแผนผังกระบวนการของคุณง่ายขึ้น →
Electe